Basierend auf dem Fachvortrag von Berater Thomas Ernst (TTBS gGmbH) beim Mitbestimmungsdialog: Vergangenheit trifft Zukunft am 10.11.2025 in Erfurt
Mitbestimmung im Wandel: Digitalisierung als demokratische Aufgabe
Die Transformation hat viele Gesichter, in der Regel spricht man von den drei großen „Ds“ – Demografie, Dekarbonisierung und Digitalisierung. In einigen Veröffentlichungen wird mittlerweile dazu übergegangen sogar ein weiteres „D“ hinzuzufügen – Demokratie oder „Dedemokratisierung“. Um einer Entwicklung hin zur „Dedemokratisierung“ vorzubeugen braucht es ein starkes demokratisches Fundament in den Betrieben. Es ist wichtig mitbestimmte Prozesse zu erarbeiten bei denen Beteiligungsorientierung an oberster Stelle steht.
Im Fachvortrag „Einführung von IT-Systemen – Chancen und Herausforderungen für Gremienarbeit“ auf unserem „Mitbestimmungsdialog – Vergangenheit trifft Zukunft“ wurden aus diesem Grund wichtige Hinweise und Ankerpunkte gegeben, die den Betriebs- und Personalräten helfen sollen Prozesse der IT-Mitbestimmung angenehmer für alle Beteiligten und Betroffenen zu gestalten.
Sowohl in der praktische Arbeit der TTBS als auch im Plenum des Mitbestimmungsdialogs zeichnet sich ab, dass insb. IT-Mitbestimmung gesonderte Herausforderungen hinsichtlich der Informationsbeschaffung und der Zeitabläufe birgt. Alle Beteiligten aber insb. die Arbeitgeberseite unterschätzen oft den (zeitlichen) Aufwand der auf Seiten der Mitbestimmung hinter der Einführung neuer IT-Systeme oder der Änderung etablierter Systeme steckt. Zwar ist die Mitbestimmung in der Regel unstrittig doch selbst Arbeitgeber die diese Mitbestimmung aktiv anstoßen begehen oft die selben Fehler:
- Zu geringe Informationsdichte mit zu niedrigem Detailierungsgrad
- Unzureichende Betriebs- und Dienstvereinbarungsentwürfe
- Einbringung von themenfremden Regelungsbestandteilen
Bis hin zu
- Versuchen zur Beschneidung der Mitbestimmung als solche
Dies führt letztlich auf beiden Seiten zu Frust und nicht eingehaltenen Meilensteinplänen. Außerdem eskalieren dadurch nicht selten Auseinandersetzungen, was bisweilen auch zur finanziellen Bedrohung des Projekts führen kann und zu guter Letzt können solche Probleme die Zusammenarbeit nachhaltig negativ beeinflussen. Wichtig ist es, dass allen beteiligten klar ist, das IT-Mitbestimmung sehr tiefgreifend ist. Dies muss insbesondere auch der Arbeitgeberseite gespiegelt werden, da die Mitbestimmungsexpertise im Betrieb oder Dienststelle bei den Betriebs- und Personalräten liegt.
Letztlich kann man sagen IT Mitbestimmung ist:
- Detailarbeit.
- Gestaltung der digitalen Arbeitswelt.
- Übersetzungsarbeit zwischen Technik, Management und Belegschaft.
- ein Lernprozess.
- frühzeitige Information und Beteiligung.
- Zukunftssicherung der Mitbestimmung selbst.
Darüber hinaus kann IT-Mitbestimmung wenn sie richtig gestaltet wird auch ein Einfallstor der Interessensvertretungen sein, um weitergehende Regelungen z.B. im Bereich Qualifizierung oder Arbeitsorganisation zu beflügeln. Da jeder Bereich der Mitbestimmung ein „digitales Spiegelbild“ hat. Sei es die Digitale Zeiterfassung, das Digitale Personalmanagementsystem oder die digitale Kommunikation in Videokonferenzsystemen, um nur einige zu nennen.
Im besten Fall sollte die Interessensvertretung vor Ort danach streben alle digitalen Systeme im Rahmen der Mitbestimmung zu regeln. Selbst der Gesetzgeber weiß, dass jede Regelung erstmal besser ist als keine Regelung zu haben, daher wurde das Instrument der Nachwirkung auch Interessensvertretungen zuerkannt, um sicherstellen zu können, dass betriebliche oder dienstliche Regelungen fortbestehen können, auch wenn Änderungen erforderlich sind oder neue Verhandlungen aufgenommen werden müssen.
Im Rahmen des Vortrags wurde 5 zentrale Herausforderungen der Gremien herausgearbeitet und Lösungsansätze präsentiert.
- Informationsdefizite
- Abhängigkeit von Arbeitgeberinformationen
- Technische Komplexität
- Zeit- und Ressourcenmanagement
- Kommunikationslücken
Es gilt hierbei zu beachten, dass diese Herausforderungen sich nicht unabhängig voneinander betrachten lassen. Alle diese Herausforderungen bedingen einander und stehen miteinander in Wechselwirkung. Schafft man es also einige dieser Herausforderungen zu meistern erleichtert sich oftmals auch der Weg in den anderen Bereichen.
Informationsdefizite
Wie bereits erwähnt werden Interessensvertretungen oft erst zu spät oder nicht im richtigen Maße eingebunden. Auch wenn die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Interessensvertretung und Leitungsebene rechtlich verbrieft ist, lässt sie in der Praxis viel Raum zu Interpretationen und Optimierung. Es empfiehlt sich daher für die Gremien bereits vorab (auch anlasslos) bereits klar zu kommunizieren welche Anforderungen man an den Arbeitgeber in Bezug auf IT-Mitbestimmung stellt. Dies kann im Rahmen dienstlicher oder betrieblicher Regelungen geschehen oder auch durch einen klaren Austausch bspw. in den Monatsgesprächen. Es gilt der Grundsatz „Wissen was los ist, um zu wissen was kommt“. Das bedeutet, dass das Gremium sich zum einen, einen Überblick verschaffen sollte, welche Systeme bereits im Einsatz sind und proaktiv Anfragen (auch regelmäßig) stellen sollte welche Planung, in welchem Zeitraum es für weitere System gibt.
Abhängigkeit von Arbeitgeberinformationen
Das führt direkt zur nächsten Herausforderung der Abhängigkeit von Arbeitgeberinformationen. Da in der Regel nicht die Gremien den Vorschlag zur Einführung eines neuen IT-Systems erbringen liegt das Gros der Informationen auf Seiten der Arbeitgeber. Diese Asymmetrie gilt es jedoch Stück für Stück aufzuweichen. Dies kann bereits durch die klare Kommunikation dessen geschehen, was IT-Mitbestimmung ausmacht. Regelmäßige Hinweis auf Zeitabläufe unterstützen dabei Schritt für Schritt einen vollwertigen Beteiligungsprozess zu etablieren. Eine wichtige Grundvoraussetzung ist hierbei natürlich, dass das entsprechende Gremium sich bereits vorab über Prozessschritte und Zeitabläufe ausgetauscht hat und hier mit klaren Forderungen an die Arbeitgeber herantreten kann.
Nach diesen Informationen ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen standardmäßige Abfragen, im Monatsgespräch o.ä., einzubringen und sich nach der Planung für einen Bestimmten Zeitraum z.B. die nächsten 3 Jahre zu erkundigen. Hierbei sei erwähnt das Planungshorizonte sich stetig ändern können und dass dementsprechend die Regelmäßigkeit nicht entbehrlich wird.
In der Praxis erfahren wir oft, das Interessensvertretungen mit ausweichenden Floskeln abgespeist werden. Die Kernherausforderung ist es, sich hier nicht entmutigen zu lassen. Wenn aktuell keine Informationen vorliegen, dann sollen diese beschafft werden, wenn die Vorlaufzeit nicht ausreichend war, dann liegen diese Informationen sicherlich zum nächsten Termin vollständig vor. Hierbei gilt der Grundsatz „steter Tropfen höhlt den Stein“.
Technische Komplexität
Die technische Komplexität bei der Einführung von IT-Systemen ist eine variable die sich nicht aus der Gleichung entfernen lässt. Im Gegenteil, es ist zu beobachten, dass seit Anbeginn der Digitalisierung IT-Systeme immer komplexer werden und mit dem aktuellen Siegeszug der künstlichen Intelligenz (KI) potenziert sich die Komplexität sowohl von technischen Systemen als auch deren Regelungen.
Letztlich ist es hier wichtig einerseits informiert zu bleiben, d.h. Weiterbildungen zu besuchen und Literaturunterstützung zu nutzen wo es geht (bspw. durch Fachzeitschriften etc.). Außerdem hilft es Interessensvertretungen wenn sie sich im Rahmen der Arbeitsteilung breit aufstellen, frei nach dem Grundsatz „Nicht jeder kann alles – aber gemeinsam denken wir an alles“.
Andererseits muss man aber auch wissen, wann man Unterstützung braucht. Die gegenwärtige IT-Landschaft ist bisweilen nur mit großer Anstrengung überhaupt zu überblicken und so ist es ratsam und bisweilen erforderlich sich den nötigen Sachverstand zu holen. Dies kann interner Sachverstand durch die eigene IT oder auch durch Datenschutzbeauftragte (DSB) sein. Reicht dies nicht aus oder ist dies nicht möglich, sollte eher früher als zu spät auf externen Sachverstand durch Gewerkschaften oder die TTBS zurückgegriffen werden.
Kommunikationslücken
Um Kommunikationslücken zu vermeiden ist es wichtig, dass man Informationen nicht nur hortet, sondern sie gezielt und strukturiert sammelt. In der Praxis erweisen sich Fragenkataloge oftmals als wertvolles Werkzeug, wenn diese vollständig befüllt werden. hierbei ist es wichtig die anderen Herausforderungen bei der Informationsbeschaffung zu beachten.
Um insb. bei komplexen IT-Einführungen den Überblick zu behalten, kann es auch ratsam sein, die Fülle von Informationen auf verschiedene Köpfe aufzuteilen. Führt man diese Arbeitsteilung immer fort, so bilden sich Spezialisierungen heraus letztlich bei jeder weiteren IT-Einführung nicht mit Gold aufgewogen werden können. Außerdem kann es hilfreich sein, sich auch mit anderen Betrieben und Dienststellen zu vernetzen (das muss nicht nur im näheren Umfeld geschehen). Es ist überaus selten, dass man die erste Einführung eines Systems begleitet und durch die Vernetzung kann man von Erfahrungen und vielleicht auch aus Fehlern anderer Interessensvertretungen lernen.
Zeit- und Ressourcenmanagement
Wie bereits erwähnt, muss man bei der IT-Mitbestimmung damit rechen, dass für verschiedene Bereich viel Zeit aufgewendet werden muss, das gilt insb. für Weiterbildungen, Informationsbeschaffung, Recherchen etc. Hierbei gibt es zwei Schlüsselfähigkeiten die dabei helfen einerseits einen kühlen Kopf zu bewahren und sich andererseits nicht völlig zu verausgaben.
Zum einen ist auch hier der Schlüssel Arbeitsteilung, wenn man die Aufgaben auf verschiedene Personen verteilen kann steigert das die Effizienz und beugt Überlastung vor. Zum anderen ist aber der Umgang mit Zeitdruck oft ein relevanter Faktor. Insb. wenn der Umfang der Mitbestimmung von der Arbeitgeberseite unterschätz wurde wird schnell dazu übergegangen Zeitdruck „von oben nach unten“ weiterzugeben.
Hierbei ist eine gute Vorbereitung und eine gute Portion Gelassenheit ein wichtiges Werkzeug. Man darf hierbei nicht vergessen, dass es in einem vollwertigen Beteiligungsprozess meist nicht zu Zeitdruck durch die Mitbestimmung kommt. Ist das Gremium rechtzeitig eingebunden kann die Mitbestimmung mit der Einführung oder Änderung der Systeme parallel laufen.
Sollte dies in der Vergangenheit nicht geschehen sein ist es wichtig diese Erkenntnisse auch auf die Arbeitgeberseite zu übertragen. Wenn man jedoch befürchtet diesen Prozessen nicht gerecht werden zu können, ist es auch unter dem Gesichtspunkt des Zeit- und Ressourcenmanagements ratsam rechtzeitig Unterstützung zu suchen. Interne Unterstützung (IT, DSB) können hierbei jedoch oft schnell an ihre Grenzen kommen, daher sollte man nicht zu lange damit warten externe Unterstützung (Gewerkschaften, TTBS) mit einzubeziehen.
Chancen der IT-Mitbestimmung
Die gute Nachricht ist, dass es bei all den Herausforderungen auch Chancen gibt die man die durch die IT-Mitbestimmung kommen. Im Rahmen des Fachvortrags wurden hierbei 4 Chancen der IT-Mitbestimmung ausgearbeitet:
- Schutz von Beschäftigten- und Persönlichkeitsrechten
- Humane Gestaltung der digitalen Arbeit
- Möglichkeit zur Verankerung von Qualifizierungsstrategien
- Stärkung der strategischen Rolle der Interessensvertretung
Schutz von Beschäftigten- und Persönlichkeitsrechten
Durch die Ausgestaltung der Systeme, insb. der Berechtigungs- und Rollenkonzepte sowie der Datenhaltung und -verarbeitung ist es möglich einen nachhaltigen positiven Einfluss auf die Ausgestaltung der Systeme zu nehmen. Dabei kann aktiv Leistungs- und Verhaltensüberwachung untersagt werden, was einen positiven Effekt auf das Betriebsklima sowie das psychische Wohlbefinden der Kollegen hat.
Man kann außerdem dafür sorgen, dass der Datenschutz eingehalten wird und die Beschäftigten nicht befürchten müssen, dass ihre persönlichen Daten ungerechtfertigt verwendet werden. All diese Punkte schaffen sowohl vertrauen in die Arbeit der Interessensvertretung als auch letztlich in den Betrieb, das Unternehmen oder die Dienststelle, was auf lange Sicht für ein angenehmes Betriebsklima sowie eine entspannte Arbeitsatmosphäre sorgt.
Humane Gestaltung der digitalen Arbeit
Die Ausgestaltung und Regelungen zur digitalen Arbeit helfen den Kollegen aus vielen Perspektiven. Die Schaffung sinnvoller Workflows beugen Überarbeitung vor und sorgen dafür, dass man nicht den Blick für das wesentliche verliert, außerdem sorgt man dafür, dass der Sinnstiftende Aspekt der Arbeit nicht durch die fortwährende Bearbeitung sinnloser Prozessschritte entfremdet wird.
Darüber hinaus ist es möglich, durch klare Regelungen zur Erreichbarkeit (z.B. im mobilen Arbeiten) und durch die Einschränkungen in der Leistungs- und Verhaltensüberwachung die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu minimieren und auf diesem Wege die geistige Gesundheit der Kollegen zu fördern.
Des Weiteren kann man durch Forderungen der Barrierefreiheit Beschäftigten mit Einschränkungen die Teilhabe am Arbeitsleben erleichtern und ganz nebenbei auch Möglichkeiten schaffen, um durch Inklusion Fachkräfte im eigenen Betrieb oder der Dienststelle zu sichern.
Möglichkeit zur Verankerung von Qualifizierungsstrategien
Die Verankerung einer Qualifizierungsstrategie ist ein oftmals unterschätzter Aspekt der IT-Mitbestimmung. Selbst wenn man nicht direkt eine Qualifizierungsstrategie regelt, so kann man sie im Rahmen der IT-Mitbestimmung doch äußerst gut vorbereiten.
Der Grund dafür ist einfach, die Einführung oder Änderung von IT-Systemen geht meistens mit neuen Qualifikationsanforderungen einher und sei es nur die Fähigkeit zur Bedingung einer neuen Oberfläche in einem System. Somit kann die Interessensvertretung die Art und Weise der Qualifizierung im Rahmen einer Einführung oder Änderung eines Systems direkt mit regeln auf diesem Wege schafft man ein Bewusstsein dafür, was gut Qualifizierung ausmacht. Zum einen werden die Erfolge zeigen, dass eine nachhaltige Qualifizierung besser ist als ein 5-minütiges Erklärvideo und außerdem kann man bei wiederholter Forderung nach richtiger Qualifizierung einen Gewöhnungseffekt erkennen, wodurch die Maßgaben letztlich mehr oder weniger einfach übernommen werden. auf diesem Wege etabliert man Stück für Stück ein Konzept, welches letztlich allen Hilft effektiv zu arbeiten.
Stärkung der strategischen Rolle der Interessensvertretung
Die strategische Rolle der Gremien wird mit jeder Verhandlung beeinflusst, aus der Praxis fällt jedoch auf, dass IT-Mitbestimmung oft den gravierendsten Effekt hat. Der Grund dafür ist nachvollziehbar, in der Regel verhandeln Arbeitgeber und Interessensvertretung bei der IT-Mitbestimmung nicht als Experten für IT-Systeme das bedeutet, dass auf beiden Seiten Informationsdefizite bestehen.
Schafft es das Gremium dann aber durch gute Vorbereitung und strukturierte Arbeitswese einen Wissensvorsprung zu gewinnen, nötigt dies Respekt ab. Dies strahlt dann auch in andere Aspekte der gemeinsamen Zusammenarbeit aus und führt letztlich zu mehr Augenhöhe, da der gegenüber weiß, dass das Gremium in der Lage ist in kurzer Zeit einen immensen Wissensaufbau zu bewältigen.
Ein weit weniger Beachteter Punkt in Bezug auf die strategische Aufstellung der Interessensvertretung ist, dass man Nutzungsrechte für einzelne Systeme mit einer Betriebs- oder Personalratsrolle verhandeln kann. Je nach System eröffnet das Möglichkeiten einfacher oder schneller an relevante Informationen zu gelangen, um somit auch in anderen Streitfragen eine bessere Vorbereitung zu haben.
Das Recht auf „Waffengleichheit“ in der innerbetrieblichen Auseinandersetzung ist verbrieft und somit steht der Nutzung der internen betrieblichen oder dienstlichen Systeme durch den Betriebs- oder Personalrat nichts im Wege.
Fazit: Herausforderungen annehmen, Chancen nutzen
Zusammenfassend lässt sich sagen: IT-Mitbestimmung ist anstrengend und herausfordernd, aber es lohnt sich, diese Anstrengungen auf sich zu nehmen, denn der Gewinn ist es allemal wert.
Wenn du mehr über unsere Veranstaltung: Mitbestimmungsdialog: Vergangenheit trifft Zukunft erfahren möchtest, findest du hier den ausführlichen Artikel dazu.
Wenn du darüber hinaus Fragen hast, Unterstützung suchst oder Interesse an einer Zusammenarbeit verspürst, kannst du uns über den folgenden Link ganz einfach eine direkte Anfrage schicken – klick dazu einfach auf den nachfolgenden Button: