Kleine Formalität, große Wirkung: Warum die Anwesenheitsliste über die Wirksamkeit eines Beschlusses mitentscheiden kann.
Bei manchen formalen Anforderungen kommt es auf Genauigkeit an. Formfehler können einen Beschluss unwirksam machen, was sich später rächen kann, etwa in einem Rechtsstreit.
Wenn sich herausstellt, dass der entsprechende Beschluss unwirksam ist, scheitert das Verfahren an der Prozessvoraussetzung. Kurzgesagt: Ihr geht nach Hause und verliert den Streit, weil es gar nicht erst zu einem Verfahren kommt.
Der Grund: Eine vermeintliche Kleinigkeit. Zum Beispiel die Anwesenheitsliste.
Da Präsenzsitzungen der Regelfall sind, beginnen wir mit der Frage, wie eine Anwesenheitsliste aussehen kann.
Im Betriebsverfassungsgesetz (§ 34 Abs. 1 S. 3) steht dazu folgendes: „Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat.“
Demnach muss also jede teilnehmende Person ihren Namen eigenhändig in die Anwesenheitsliste eintragen. Wir empfehlen deshalb, die Spalte mit den Namen freizulassen und keine Namen vorab einzutragen.
Wenn ihr in eurer Geschäftsordnung geregelt habt, dass Sitzungen auch online stattfinden können, müssen die Teilnehmenden beim Vorsitz eine in Textform verfasste Bestätigung der Teilnahme abgegeben. Diese Bestätigungen werden dem Sitzungsprotokoll beigefügt. Zusätzlich sollte die Geschäftsordnung festlegen, wie die Teilnahme in diesem Fall bestätigt wird, etwa per E-Mail.
So eine schriftliche Bestätigung in Form einer E-Mail könnte folgendermaßen aussehen:
Eine schriftliche Bestätigung per E-Mail kann zum Beispiel so lauten:
Bei Möglichkeit kann der Screenshot oder der Ausdruck der Mail auch von dem Mitglied unterschrieben werden.
Achtung: Wenn es keine Geschäftsordnung mit entsprechender Regelung gibt, führt eine digitale Betriebsratssitzung übrigens zu unwirksamen Beschlüssen (§ 30 Abs. 2 BetrVG).
Um auf der sicheren Seite zu sein, solltet ihr Beschlüsse also entweder auf Präsenzsitzungen verlegen oder schnellstmöglich eine passende Geschäftsordnung beschließen.
Genauso verhält es sich mit der hybriden Teilnahme: Ohne Regelung in der Geschäftsordnung sind die Beschlüsse nicht wirksam.
Muster: Anwesenheitsliste für eure Betriebsratssitzung
Damit ihr bei der Dokumentation auf der sicheren Seite seid, haben wir eine beispielhafte Anwesenheitsliste für euch vorbereitet. Sie zeigt, welche Angaben wichtig sind und wie ihr die Teilnahme korrekt festhalten könnt.
Wichtig:
Tragt neben dem Datum und dem Sitzungsort auch die Uhrzeit mit Beginn und Ende der Sitzung ein.
Wie bereits oben beschrieben, müssen sich bei Präsenzsitzungen alle Teilnehmenden eigenhändig in die Anwesenheitsliste eintragen.
Wer digital teilnimmt, bestätigt die Teilnahme separat in Textform, beispielsweise per E-Mail. Diese Bestätigung wird dem Sitzungsprotokoll beigefügt.
Hier stellen wir euch eine Vorlage zum Download zur Verfügung, die ihr gerne nutzen könnt.
Kleine Formalität, große Wirkung!
Eine korrekt geführte Anwesenheitsliste mag auf den ersten Blick nebensächlich erscheinen. Doch gerade solche Details können entscheidend sein, wenn Beschlüsse später rechtlich überprüft werden. Deshalb gilt: Lieber von Anfang an sorgfältig dokumentieren, als sich später über vermeidbare Formfehler ärgern.
Denn am Ende sollte der Inhalt eurer Beschlüsse zählen – und nicht ein vermeidbarer Formfehler darüber entscheiden, ob sie Bestand haben.